伝わるメールの３原則
メールは３つの原則を守るだけで、一気に読まれる率、返信率がぐっと上がります。
以下に詳細解説していきます。
■単純明快
とにかく無駄な文書をカットし、伝えたいことのみ書く
だらだら書いてる文章は読まれません。また社内メールで前置きや挨拶は不要です。要件だけを書いてください。
皆さん同僚に対し「あいつはメールにお疲れ様ですと入れない、失礼なやつだ」と思ったことありますか？ほとんど覚えてないし、気にしてないはずです。
社外メールの場合は、さすがに入れますが、辞書登録を最大限活用してください。
おつ → お疲れ様です。インドネシア Zakkyです。
いつ → いつもお世話になっております。 PT. 〇〇 Indonesia Zakkyです。
おい → お忙しいところ恐縮ではございますが、よろしくお願いいたします。
めあ → XXXX@YYY.com（自分のメールアドレス）
よろ → よろしくおねがいいたします。
とｒ → 取り急ぎ、メールにて失礼いたします。
てｌ → 090-xxxx-YYYY (自分の電話番号)
など、ほかにも思いついたらすぐ辞書登録してください。
「お世話になっております」といちいちキーボードで全文タイピングしているうちに、寿命が尽きます。本当にやめてください。
とある調査では、メール挨拶で1日81億円超が消費されているそうです。
https://webtan.impress.co.jp/n/2022/09/15/43327
そもそも署名に頭と終わりの挨拶を入れ込んでおけば打つ必要さえありません。うちの会社は強制リセットがかかる為できませんが。。。
ちなみに海外とのメールのやりとりは、そもそも「お疲れ様です」という言葉が日本的すぎて英訳不可能です。初回メールだけ挨拶するとしても、Hello, this is Zakkyで十分です。
英語ではKISS原則と言います。米国海軍で生まれた原理原則だそうで、
・Keep It Short and Simple!（短く単純に話せ！）
・Keep It Simple, Stupid!（シンプルにしておけ！この間抜け）
の２説があるそうです。
https://ja.wikipedia.org/wiki/KISS%E3%81%AE%E5%8E%9F%E5%89%87
■要件先行
一番最初に要件を書く
例
・XXのお願いでメールしました。
・YYについてご相談です。
・ZZについて情報共有です。
なぜこのメールをおくったかの「目的」がわかることで、読みて（聞き手）としては着地点がみえて、心構えができます。最後に同反応するか考えながら話を聞くことができます。
メールだけでなく、口頭で報告するときや、会議で発言するときも同じです。
ビジネス上のやりとりは結論を最初に言わないと、残念ながら伝わりません。
報告者がダラダラ説明した後、「で、結論は？」と思ったことある人も多いでしょう。
結論→詳細→結論というSDS構造が基本となります。
SDS（Summary→Detail→Summary）と呼びます。
結論→理由→事例→結論というPREP構造も有名ですね。
PREP (Point - Reason - Example - Point)
どちらも一番最初に要件(結論)が来てますね。
それほど、要件先行は厳守すべき原則です。
■分類整理
パッと見てわかりやすいメール構造にしてください。ビジュアルが重要です。文章を眼で見た時点で脳はわかりやすい文なのかどうか判断しており、一旦脳がわかりにくいと判定するとそれを覆すことは困難です。そのため、まずは見た目でわかりやすい！と感じさせる必要があります。具体的なテクニックとしては、改行（空間）を活用する、項目化、黒記号をつかって区切るなどがあります。以上を活用して、わかりやすいメール構造にすることが重要です。
はいどうでしょう、上の段落、とても読みにくいですよね。
また、頭に残らなかったと思います。
では、同じ内容を分類整理して読みやすくしてみます。
パッと見てわかりやすいメール構造にする
ビジュアルが重要。わかりやすい文かどうか、脳は見た目で判断する。
具体的なテクニック
- 改行（空間）を活用する
- 項目化
- 黒記号をつかって区切る
わかりやすいメール構造にすることが重要です。
どうでしょう、だいぶわかりやすくなったのではないでしょうか。
まとめ
- 単純明快
- 要件先行
- 分類整理
の３つの原則に沿って、読みやすいメールを書き、仕事をスムーズに進めましょう。
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